Instrukcja konfiguracji integracji i obsługi KSeF

Zmodyfikowano dnia wt, 21 Kwi o 10:44 PO POŁUDNIU

Niniejsza instrukcja ma na celu przeprowadzenie managera placówki przez proces konfiguracji integracji aplikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Instrukcja zawiera wytyczne dotyczące autoryzacji, generowania tokenów oraz procedury postępowania w przypadku błędów systemowych.

1. Konfiguracja i aktywacja w Aplikacji

Włączenie integracji: W ustawieniach aplikacji przejdź do zakładki Integracje - KSeF https://app.aurero.com/management/integrations/ksef
Przesuń (włącz) suwak Integracja KSeF aktywna. Kliknij przycisk Dodaj dane uwierzytelniające. Wprowadź wygenerowany token (tak jak opisujemy w punkcie 2), następnie kliknij przycisk Zapisz.

2. Generowanie Tokena (Portal podatnika KSeF)

Należy wygenerować unikalny token autoryzacyjny w rządowej Aplikacji Podatnika. Aby uzyskać token, wykonaj następujące kroki w systemie rządowym:

Logowanie: Wejdź na https://ksef.podatki.gov.pl/ i zaloguj się do Aplikacji Podatnika (np. przez Profil Zaufany).
Sekcja Tokeny: Z menu wybierz Tokeny -> Generuj token.
Uprawnienia: Nadaj tokenowi nazwę (np. "System_Medyczny") i zaznacz uprawnienie "Wystawianie faktur".
Kopiowanie: Kliknij Generuj. Skopiuj token natychmiast – po zamknięciu okna nie będzie on już widoczny.

3. Czy token może wygasnąć?

Tokeny KSeF nie mają z góry określonej daty ważności, ale mogą przestać działać w trzech przypadkach:

Zmiana wersji systemu: Tokeny ze starej wersji (KSeF 1.0) przestały być ważne wraz z wejściem wersji 2.0 (luty 2026).
Ręczne unieważnienie: Jeśli unieważnisz token w portalu rządowym, połączenie w aplikacji natychmiast wygaśnie.
Ważna informacja o terminach:
Ministerstwo Finansów planuje całkowite wycofanie tokenów z dniem 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 konieczne będzie przejście na autoryzację certyfikatem KSeF.

4. Wysyłka faktur i monitorowanie

Miejsce wysyłki: Dokumenty są procesowane i wysyłane z poziomu modułu "Rozliczenia komercyjne".
Weryfikacja wysyłki: Po wystawieniu faktury należy sprawdzić kolumnę KSeF na liście rozliczeń:
- Status Zaakceptowano (zielony) oznacza, że faktura została poprawnie przyjęta i zarejestrowana przez system rządowy. Pojawia się on automatycznie po otrzymaniu potwierdzenia z serwerów MF.
Podgląd i Numer KSeF: Każda poprawnie wysłana faktura otrzymuje unikalny Numer KSeF (widoczny w nagłówku podglądu) oraz wymagany kod QR.

5. Postępowanie w razie wystąpienia problemów

Błąd zapisu: Sprawdź, czy NIP nie zawiera spacji ani myślników (tylko cyfry) oraz czy token został skopiowany w całości.
Weryfikacja Tokenu: Sprawdź, czy skopiowałeś cały ciąg znaków (najlepiej użyć przycisku "Kopiuj" w portalu KSeF). Aby uzyskać wsparcie dla generowania tokenu KSeF, prosimy skorzystać z oficjalnych kanałów wsparcia technicznego Ministerstwa Finansów:
- Infolinia Krajowej Administracji Skarbowej: tel. 22 330 03 30 (wybierz opcję „KSeF”).
- Instrukcja interaktywna: Dostępna bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF w sekcji „Pomoc” lub „Pytania i odpowiedzi”.
- Formularz kontaktowy: Na stronie podatki.gov.pl w zakładce dotyczącej e-Urzędu Skarbowego.
Nagłe przerwanie wysyłki: Jeśli aplikacja "gubi" połączenie, sprawdź w portalu KSeF, czy token ma status "Aktywny". W razie potrzeby prosimy wygenerować i wkleić nowy token w portalu KSeF.
Jeśli problem nie ustąpi, prosimy o wykonanie zrzutów ekranu z wykonywanych kolejno czynności, kroków, na desktop / na telefonie (Zrzut: przycisk zasilania + głośność w dół na Android lub przycisk boczny + głośność w górę na iPhone):
- Zrzut ekranu z widokiem na numer token w Portal podatnika.
- Zrzut ekranu z treścią komunikatu błędu przy zapisie w aplikacji.
- Przesłać oba zrzuty ekranu w zgłoszeniu do konsultanta wsparcia Aurero na adres: kontakt@aurero.com

6. Informacje dla Pacjenta, które mogą Państwo przekazywać pacjentom w przypadku pytań o nowe oznaczenia na fakturach (kody QR):

Faktura Elektroniczna: Twoja faktura trafia bezpośrednio do ogólnopolskiego systemu skarbowego.
Kod QR: Na wydruku lub PDF-ie znajduje się kod QR. Możesz go zeskanować telefonem, aby sprawdzić dane faktury w rządowej bazie danych.
Dostęp: Faktury są dostępne po zalogowaniu do Twojego e-Urządu Skarbowego z użyciem dedykowanego narzędzia Ministerstwa Finansów pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. W zakładce „Lista faktur” znajdziesz wszystkie dokumenty wystawione na Twój numer NIP. Zalogujesz się bezpiecznie za pomocą Login.gov.pl (Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna lub e-dowód).
Klient indywidualny (bez NIP): Od 2026 roku faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie są procesowane w KSeF. Dla faktury indywidualnej prosimy postąpić tak jak opisujemy w punkcie 1 instrukcji: https://support.aurero.com/a/solutions/articles/60000716494