Okno terminarza jest głównym miejscem pracy rejestracji w systemie, gdyż umożliwia zarządzanie terminami, dokumentacją pacjenta oraz dokonanymi przez niego wpłatami. W poniższym poradniku omówiono jego najważniejsze funkcje.
Celem wejścia do kalendarza w menu z lewej strony należy kliknąć w opcję Terminarz - jest to przycisk widoczny niemal na samej górze, tuż pod opcją Panel główny:
Po jego otwarciu pokazany zostanie widok terminarza na bieżący dzień:
Poniżej znajdziesz poszczególne elementy, które zostaną omówione w dalszej części poradnika:
1- przełączenie między listą zapisanych pacjentów a wolnych terminów, niżej ilość wizyt (poza nawiasem pozostałych do przeprowadzenia, w nawiasie- wszystkich)
2- sprawdzenie listy lekarzy pracujących danego dnia
3- możliwość wyszukania terminów u konkretnego lekarza bądź całej specjalizacji
4- kalendarz
5- miejsce na własne notatki
6- otwarcie okienka umawiania nowej wizyty
7- wysyłka SMS do wybranych pacjentów
8- lista wizyt z danego dnia
1. Przełącznik Zapisani Pacjenci/Wolne terminy
Te dwa przyciski pozwalają na zmianę listy widocznych wpisów. Domyślne ustawienie to Zapisani pacjenci - dzięki niemu widać wszystkie wizyty umówione na dany dzień. Kliknięcie w przycisk Wolne terminy otworzy listę wszystkich dostępnych danego dnia terminów:
Kliknięcie w przycisk akcji Wybierz otworzy nam okno umawiania wizyty z już uzupełnionym terminem. Kliknięcie w wybrany wiersz otwiera nam małe menu - z jego poziomu możemy Zablokować termin (brak możliwości zapisu w wybrane miejsce), Edytować go (np. zmienić długość wizyty w danym okienku) lub całkowicie go Usunąć.
Temat umawiania wizyt z tego poziomu został szerzej omówiony w poradniku pt. "Jak umawiać/przekładać wizyty?" dostępnym w Bazie Wiedzy.
2. Sprawdzenie listy lekarzy pracujących danego dnia
Kliknięcie w 3 poziome kreski nad kalendarzem pokaże wszystkich lekarzy, którzy danego dnia są wpisani jako obecni w pracy (mają wpisany grafik). Kliknięcie w nazwisko któregoś z nich wyświetli (w zależności od ustawienia z poprzedniego punktu) tylko listę wizyt lub wolnych terminów u danej osoby.
3. Możliwość wyszukania terminów u konkretnego lekarza bądź całej specjalizacji
Kliknięcie w ikonę lupy otworzy okienko z wolnymi terminami podobne do tego:
Wybór specjalizacji pozwala na wyszukanie najbliższych terminów u wszystkich lekarzy danej specjalności (przydatne, gdy pacjentowi np. nie robi różnicy który konkretnie lekarz go przyjmie). Wybór lekarza umożliwia znalezienie dostępnego terminu u osób z danej listy (przydatne, gdy pacjent np. chce się dowiedzieć do którego lekarza z tych, o które pyta są najbliższe dostępne sloty). Pola wyboru dają możliwość przeszukania terminarza tylko pod kątem terminów dostępnych na NFZ. tylko prywatnie bądź jednych i drugich. Wyszukaj od pozwala na sprawdzenie dostępnych terminów od wybranego dnia.
Niezależnie od wybranych ustawień kliknięcie w wybrany termin otworzy nam okno umawiania wizyty, w którym pole "Termin" będzie już uzupełnione. Więcej informacji na temat umawiania wizyty w ten sposób znajduje się w poradniku pt. "Jak umawiać/przekładać wizyty?" dostępnym w Bazie Wiedzy.
4. Kalendarz
Kalendarz pozwala na szybkie przeskoczenie do wybranego dnia. Kliknięcie w strzałkę w lewo lub prawo przeniesie nas do poprzedniego/kolejnego miesiąca. Wybraniem nazwy miesiąca i/lub roku można szybko przenieść się do wybranego miesiąca i roku. Wybranie ikony "domku" przywróci kalendarz do bieżącej daty
5. Miejsce na własne notatki
W tym miejscu jest dostępna możliwość wpisania własnych adnotacji. Są one widoczne jedynie dla osoby która je wpisała. Po kliknięciu w pole należy wpisać tekst, po zakończeniu edycji zaś- kliknąć obszar poza tym miejscem. Zmiana zostanie zapisana automatycznie po wyjściu z pola tekstowego, co zostanie potwierdzone przez odpowiedni komunikat w prawym górnym rogu.
6. Otwarcie okna umawiania nowej wizyty
Kliknięcie w ten przycisk otworzy nam menu podobne do tego:
W pierwszej sekcji należy wybrać Pacjenta (wyszukiwarka zacznie działać po wpisaniu przynajmniej 3 znaków- im więcej, tym precyzyjniejsze wyniki). Po kliknięciu w pole Termin lista dostępnych terminów- po wybraniu właściwego następne pola (Początek wizyty, Czas wizyty, jej Typ) zostaną uzupełnione samoczynnie na podstawie danych z grafiku. Dalej możemy dopisać ewentualne Uwagi (jeżeli jest taka potrzeba), wybieramy Rodzaj wizyty (stacjonarna lub telekonsultacja przez czat, telefon bądź wideo), wybieramy Poradnię (jeśli dotyczy), ewentualnie dodajemy Usługi. Na koniec należy kliknąć przycisk Dodaj rezerwację.
Więcej szczegółów na temat umawiania wizyty znajduje się w poradniku "Jak umawiać wizyty?" dostępnym w Bazie Wiedzy.
7. Wysyłka SMS do pacjentów
Wysyłanie wiadomości jest możliwe, jeśli placówka posiada odpowiedni pakiet - jeśli jeszcze go nie uruchomiłeś skontaktuj się z nami! Jeśli funkcjonalność jest aktywna kliknięcie przycisku Wyślij SMS spowoduje jego zmianę w dwa inne- Anuluj i Wyślij SMS- oraz pojawienie się na liście pacjentów pól wyboru. Ich zaznaczenie spowoduje, że po kliknięciu w przycisk Wyślij SMS otworzy się okno tworzenia wiadomości, w którym należy wpisać jej treść (wpisaną ręcznie lub pochodzącą z utworzonego wcześniej szablonu), a następnie przesłać podany tekst do pacjentów.
8. Lista wizyt z danego dnia
Po umówieniu wizyty trafia ona na listę. Po kliknięciu w wybraną pozycję mamy możliwość podjęcia jednego z kilku działań:
Kolejne przyciski to:
Karta pacjenta - możliwość podejrzenia terminów ostatnich wizyt, rozliczeń, wysłanych SMS, sprawdzenia eWUŚ
Status wizyty (Oczekuje na pacjenta, Pacjent(-ka) oczekuje na wizytę, Nieobecny(-a)) - szerzej omówione w poradniku "Statusy wizyt w terminarzu" dostępnym w Bazie wiedzy
ROZLICZ - możliwość rozliczenia- szerzej omówiona w poradniku "Jak rozliczać wizyty?"
Edycja - edycja terminu (godziny wizyty, pacjenta itd.)
Skontaktuj się - możliwość kontaktu z pacjentem - w zależności od posiadanego pakietu - poprzez SMS, telefonicznie (VoIP) lub mailowo (jeśli w placówce jest włączony moduł CRM), jak również możliwość zaplanowania kontaktu z pacjentem
Dokumenty - możliwość dodania dokumentów, oświadczenia NFZ, upoważnienia itd. jak również możliwość przesłania pacjentowi przygotowanych wcześniej formularzy do podpisania w formie elektronicznej (konieczna integracja z tabletem).
WAŻNE- pierwsze dwa przyciski (Karta pacjenta i Status wizyty) będą zablokowane, dopóki pacjent nie będzie miał uzupełnionej identyfikacji- numeru PESEL bądź zestawu danych: Data urodzenia, Płeć, Identyfikacja (dowód osobisty/paszport/NIP) i numeru dokumentu tożsamości.