Integracje - ZnanyLekarz

Zmodyfikowano dnia wt, 13 Maj o 9:19 RANO

WAŻNE

Punkt 3: Operacja odśwież integracje (w integracji Aurero) odświeża dane przesyłane z Aurero do Znany Lekarz dla cenników uslug, adresy, pobiera nowych lekarzy (jeśli są), usuwa lekarzy, jeżeli zostali odpięci w Znany Lekarz, po stronie ośrodka.
Punkt 4: Aby odświeżyć poszczególnego lekarza (zmiany harmonogramów, cena danego lekarza w kombinacji cenowej dla cennika Aurero) trzeba przejść w Aurero w ustawienia personelu w integracji Znany Lekarz, najechać na pracownika, kilknąć w edycję ustawień personelu i zapisać. Aby integracja działała poprawnie, po naniesieniu zmian w Aurero, należy wykonać czynności opisane w obu punktach.

INTEGRACJE - ZNANYLEKARZ

Możliwość samodzielnego umawiania wizyt przez pacjentów niewątpliwie jest dużą pomocą w działalności placówki medycznej. W poniższym poradniku opisaliśmy proces integracji Aurero z portalem ZnanyLekarz.

Dla rezerwacji ze Znany Lekarz poradnia zostaje zapisana, jeśli w systemie lekarz jest przypisany wyłącznie do jednej komórki organizacyjnej / poradni. Jeśli chcą Państwo tak zrobić, proszę o wskazanie asysentowi wsparcia Aurero, do której poradni powinien być przypisany lekarz lub samodzielnie prosimy wprowadzić zmiany w systemie w zakładce https://app.aurero.com/management/organizational-units

ZAPIS USTAWIEŃ INTEGRACJI DLA OŚRODKA

W celu ustawienia integracji z platformą ZnanyLekarz proszę skontaktować się z obsługą Znanego Lekarza, by uzyskać Numer klienta (client_id) oraz Token (client_secret) konieczny do nawiązania połączenia z Aurero. Adres endpoint generuje się automatycznie w momencie, gdy wpiszą Państwo omawiane klucze do ustawień Aurero. Wtedy też z naszego systemu wysyła się automatyczny mail do Znanego Lekarza, który zawiera wszystkie niezbędne informacje.

Menu -> Zarządzanie -> Personalizacja systemu -> Integracje -> Znany Lekarz

1. Wybierz z menu po lewej stronie zakładkę Zarządzanie, a następnie w sekcji Personalizacja systemu, kliknij Integracje.

2. W nowym widoku załadują się dostępne integracje z oprogramowaniem Aurero. Przejdź do zakładki ZnanyLekarz. W pierwszej kolejności masz możliwość włączenia/wyłączenia modułu. W kolejnych krokach należy wpisać Numer klienta (client_id), Token (client_secret) oraz uzupełnić rubrykę Domena (https://www.znanylekarz.pl/ - uwaga: nie da się zapisać ustawień integracji dla adresu https://znanylekarz.pl). Na koniec kliknij przycisk Zapisz.

Poprawnie uzupełniona zakładka:

Błędnie wpisane dane:

3. Po prawidłowym ustawieniu integracji pojawi się możliwość przejścia do ustawień personelu.

Po przejściu do ustawień personelu załaduje się Lista personelu medycznego Znany Lekarz. W celu aktualizacji informacji widocznych na liście należy kliknąć przycisk Odśwież dane.

ZAPIS USTAWIEŃ PERSONELU - NOWY LEKARZ W INTEGRACJI

4. W kolejnym kroku trzeba powiązać konta. Najedź kursorem myszy na osobę z listy personelu medycznego, a następnie kliknij ikonę ołówka.

5. W nowym widoku załaduje się Zarządzanie ustawieniami personelu. Wybierz Personel Aurero, który zostanie powiązany z kontem lekarza z portalu Znany Lekarz. Następnie wskaż Adres przyjmowania i Zapisz dane w oprogramowaniu.

UWAGA: Adres przyjmowania zapisujemy jednorazowo dla personelu na danym oddziale placówki, w którym ma umówione wizyty w systemie Aurero np dr Kowalski na oddziale Centrum II zapisujemy adres Centrum II, a dla dr Kowalski na oddziale Centrum I zapisujemy adres Centrum I

Po wykonaniu ustawień w punktach 1, 2, 3 i dodaniu harmonogramu z rejestracją online (poniżej), koniecznie proszę poinformować nas na kontakt@aurero.com i napisać do Państwa opiekuna po stronie Znanego Lekarza prośbę o włączenie komunikacji i notyfikacji push (z reguły prośba do Państwa opiekuna przyśpiesza włączenie ustawień integracji po stronie Znanego Lekarza, bez których integracja nie działa poprawnie).

ODŚWIEŻENIE INTEGRACJI - PO STRONIE OŚRODKA

Prosimy pamiętać o odświeżeniu danych integracji i zapisaniu ustawień personelu w sytuacjach:

1. Po każdorazowej edycji/ utworzeniu nowego harmonogramów, zmiany czas usługi w cenniku Aurero lub ceny usługi lub dodaniu nowej usługi lub kombinacji cenowej w cenniku Aurero, prosimy odświeżyć dane integracji z użyciem niebieskiego przycisku Odśwież dane w zakładce https://app.aurero.com/management/integrations/docplanner/employees i zapisać ustawienia personelu (prosimy kliknąć w edycję personelu) w ustawieniach integracji i kliknąć przycisk Zapisz- dla personelu, dla którego zostały wprowadzone zmiany w Aurero.

Prosimy pamiętać żeby zawsze kliknąć przycisk Odśwież dane w integracji https://app.aurero.com/management/integrations/docplanner/employees i zapisać ustawienia personelu w integracji ZL w , kiedy wprowadzą Państwo zmiany w cenniku Aurero lub harmonogramach lub zauważą Państwo niezgodność

2. Prosimy o usunięcie w cenniku kombinacji cenowych lekarzy, którzy przestali być aktywni na stronie Znany Lekarz osrodka

HARMONOGRAM PRACY - REJESTRACJA ON-LINE

Menu -> Zarządzanie -> Ustawienia główne -> Harmonogram pracy

Aby było możliwe przesyłanie danych z Aurero do Znany Lekarz, powinny być wprowadzone do Aurero harmonogramy przyszłe (z rejestracją online, wolne terminy bez założonej blokady).

6. Podczas tworzenia grafiku pracy lekarza należy pamiętać żeby zaznaczyć opcję Rejestracja on-line. Wtedy harmonogram pracy będzie widoczny na portalu ZnanyLekarz. Szczegółowy poradnik opisujący tworzenie grafików pracy znajduje się tutaj.

Dodaj grafik lub Edytuj grafik -> zaznacz opcję Rejestracja on-line.

7. Ważne: Oprócz ustawień w Aurero ważne jest, aby sprawdzić ustawienia wizyt także w Znanym Lekarzu mogą one spowodować iż mimo, że terminy wizyt będą dostępne nie będą wyświetlać się w ZL. Tutaj pomocny link jak to zrobić. Innym warunkiem jest, aby były widoczne wolne terminy na Znanym Lekarzu jest stworzenie harmonogramu z zaznaczeniem opcji Udostępnij w rejestracji online (wymagane zaznaczenie - zrzut ekranu powyżej).

CENNIK USŁUG - ZNANYLEKARZ

Menu -> Zarządzanie -> Ustawienia główne -> Cenniki

IMPORT CENNIKA USŁUG ZL DO AURERO

W praktyce ośrodki mają większą ilość usług ZL, które mamy możliwość zaimportować do Aurero. Komunikacja do ośrodka: Prosimy pobrać i zaktualizować arkusz cennika usług ZL https://docs.google.com/spreadsheets/d/166Dx6e6V1WC2hF006oJxqTrFU4WqS0poAOjAPklGxdM/edit?usp=drive_web&ouid=116873725376969814303 - dla usług Znany Lekarz proszę utworzyć w arkuszu osobne usługi podając w nazwie usługi na początku frazę ZL np: ZL - konsultacja otolaryngologiczna. Należy koniecznie w arkusz cennika usług ZL - wypełnić w polu Usługa Znany Lekarz nazwe usługi z id usługi - należy pobrać tą wartość z pola o nazwie id name w arkusz Słownik usług ZL i wypełnić w polu Usługa Znany Lekarz. Zaktualizowany arkusz cennika prosimy przesłać na kontakt@aurero.com

DODAWANIE USŁUG ZL DO CENNIKA AURERO

Omówiliśmy na przykładzie jak poprawnie dodawać usługi do cennika w instrukcji w linku

Poniżej opmawiamy jak przypisać konkretne usługi do lekarza - dane cennika przesyłane są z Aurero do Znany Lekarz (I. nazwa usługi widoczna u lekarz na ZL jest ustawiana w polu Usługa Znany Lekarz przy tworzeniu usługi w cenniku Aurero, II. cena lekarza jest ustawiana dla kombinacji cenowej dla usługi w cenniku)

8. Należy powiązać usługi z cennika w Aurero z usługami ZL. W tym celu przejdź do zakładki Cenniki. Możesz edytować istniejące pozycje z listy lub dodać cennik. Poradnik opisujący tworzenie cenników znajduje się na tej stronie.

9. W formularzu edycji/dodawania cennika możesz skorzystać z opcji Udostępnij w rejestracji online dla całego personelu, która spowoduje że dana usługa będzie dostępna u wszystkich lekarzy, u których będzie dostępna możliwość rejestracji przez internet. Jeżeli ma być ona ustawiona tylko dla konkretnej osoby - nie zaznaczaj jej. Każda z utworzonych usług musi być powiązana z usługą znajdującą się w serwisie Znany Lekarz - w tym celu wystarczy wpisać, wybrać właściwą w wyszukiwaniu i zatwierdzić jej nazwę w polu Usługa ZnanyLekarz (drugie zaznaczone na cz pole na poniższym zrzucie).

KOMBINACJE CENOWE DLA USŁUG / LEKARZY

10. Aby przypisać dodatkowe kombinacje cenowe dla usług / lekarzy i zaznaczyć tam widoczność online trzeba wejść w Zarządzenie -> Cenniki -> kliknąć na dodanej usłudze w Kombinacje cenowe -> Dodaj kombinację cenową -> wybrać lekarze z listy Personel i zaznaczyć opcję Udostępnij w rejestracji online.

AKTUALIZACJA CENNIKA I ZMIAN HARMONOGRAMU

Przy wprowadzaniu aktualizacji, nie można w cenniku Aurero usuwać, ani zmieniać zawartości pola Usluga Znany Lekarz. Jeśli są zmiany co do nazw usług na Znany Lekarz (zmiany w usługach, które mają być dostępne u specjalistów), należy usunąć usługę z cennika Aurero i dodać na nowo usługę w cenniku Aurero wraz z wyszukaniem i z wprowadzeniem poprawnej nazwy usługi w polu Usługa Znany Lekarz

11. Należy pamiętać, aby w zakładce https://app.aurero.com/management/integrations/docplanner/employees kliknąć edytuj na prawo po najechaniu myszką przy personelu, dla którego dodaliśmy nową usługę z kombinacjami, wybrać adres.

Następnie należy zapisać ustawienia personelu

12. Po wprowadzeniu nowej usługi w cenniku z kombinacjami, należy wejść w Zarządzanie -> Integracje -> Znany Lekarz -> wybrać Przejdź do ustawień personelu -> Odśwież dane -> po odświeżeniu danych można przejść do innego okna.

13. W Zarządzaniu ustawieniami wybrać Przejdź do ustawień personelu

Wyświetli się Lista personelu medycznego Znany Lekarz. Proszę wybrać przycisk Odśwież dane (po prawej stronie ekranu)

Należy zaczekać aż operacja wykonana (proszę nie przerywać i zaczekać aż operacja zakończy się sama w oknie - nie zamykać okna). Nie należy ponownie uruchamiać odśwież dane. Ponowne uruchomienie w innym oknie wywołuje opóźnienia w odświeżeniu danych integracji. Jeśli operacja została już uruchomiona należy zaczekać aż wykona się do końca (nie zamykać okna). Można w tym czasie otworzyć w osobnej zakładce np terminarz, i normalnie pracować w innej zakładce.

Ważne! W sytuacji kiedy będą Państwo potrzebować zmienić (w edycji usługi w cenniku Aurero) usługę w polu Usługa Znany Lekarz należy usunąć całkowicie usługę z kombinacją cenową i dodać na nowo w cenniku tą usługę z kombinacją cenową - nie wolno edytować pola Usługa Znany Lekarz dla usługi - trzeba usunąć usługę z kombinacją cenową i dodać na nowo (zgodnie z powyższą instrukcją, inaczej wystąpi błąd w integracji ze ZL).

UWAGA

Przy rezerwacjach ze Lekarz Center / Portal Pacjenta po wejściu w edycję wizyty poradnia automatycznie się podstawia w systemie, ale nie oznacza to, że została przypisana. Należy w edycji wizyty klinąć przycisk Zapisz po postawieniu poradni. Poradnia jest przypisywana automatycznie dla wizyt umawianych w Znany Lekarza, w przypadku jeśli lekarz jest wprowadzony w wyłącznie jednej poradni (w zakładce Komórki organizacyjne).

PYTANIA i ODPOWIEDZI

Jak działa dodawanie usług Znany Lekarz, aby było możliwe dodanie do cennika Aurero?

Znany Lekarz po swojej stronie zapewnia bazę usług, tak zwany słownik usług, te usługi dodają Państwo do kalendarzy online poszczególnych specjalistów. Jak Znany Lekarz dostarczy usługi o danej nazwie, jest możliwe dodanie usług do kalendarza online specjalisty, następnie utworzenie usługi w cenniku Aurero z wyszukaniem usługi Znany Lekarz. Więcej informacji zawarte zostało w instrukcji w link

Wpłynęło powiadomienie o umówieniu się pacjenta, ale nie jest widoczny w terminarzu.

Czy upłynęło 5 minut od umówienia się pacjenta?

Pacjenci pojawiają się w Aurero z opóźnieniem. Informacje o rezerwacji wizyt są przesyłane ze Znanego Lekarza do Aurero co ok 5 minut.

Czemu nie wyświetla się cennik dla lekarza na Znanym Lekarzu dla danej usługi?

Prosże sprawdzić czy została dodana w cenniku Aurero kombinacja cenowa dla usługi która nie wyświetla się u lekarza. Proszę pamiętac o zaznaczeniu opcji udostępnij w rejestracji online

Chce zmienić ceny dla danego lekarza, jak to zrobić?

Należy wyedytować w cenniku Aurero ceny w kombinacjach cenowych tego lekarza. Proszę pamiętać, aby po zmianie: odświeżyć dane w integracji (punkt 13), zapisać ustawienia personelu (punkt 11), zapisać w cenniku usługę (Cennik -> edycja usługi -> Zapisz).

Czy mogę wyedytować wizytę umówioną przez Znanego Lekarza?

Tak. Obecnie rezerwacji nie można edytować gdy: posiada edm, jest w statusie zakonczona. W takiej sytuacji lekarz powinien otworzyć edm wizyty, aby możliwa była edycja danych tej wizyty.

Co zrobić jak nie pojawia się usługa w polu typ wizyty na koncie lekarza na Znanym Lekarzu?

W cenniku Aurero zaznaczyć opcję Udostępnij w rejestracji online dla kombinacji cenowej u danego lekarza ustawionej dla usługi np konsultacja neurologiczna. Następnie zapisać ustawienia danego personelu w integracji ZL w zakładce https://app.aurero.com/management/integrations/docplanner/employees

Usługa na koncie lekarza na ZL w polu typ wizyty jest już widoczna

Co zrobić gdy wolne terminy są niewidoczne w kalendarzu na Znany Lekarz?

14. Wolne terminy na Znanym Lekarzu i synchronizacja będzie możliwa, jak zostaną wprowadzone harmonogramy z datą w przyszłości z zaznaczoną rejestracją online w Aurero. Udostępniamy instrukcję jak można dodać harmonogram

15. Jeśli zmieniła się nazwa w polu Usługa Znany Lekarz w edycji usługi w cenniku Aurero należy usunąć i utworzyć na nowo usługę w cenniku Aurero (z wyszukaniem w polu Usługa Znany Lekarz, przy dodawaniu usługi nie zaznaczać opcji Rejestracja online).

16. Do utworzonej usługi w cenniku Aurero, utworzyć kombinacje cenowe z zaznaczoną opcją rejestracji online i z użyciem opcji stała cena (Przy dodawaniu kombinacji cenowej dla usługi w cenniku Aurero, w polu Cena prosimy wybierać, zaznaczać wyłącznie opcję Cena stała. Integracja nie działa z opcją Zakres cen. Dodane kombinacje cen z użyciem opcji Zakres cen należy usunąć i dodać do cennika z użyciem opcji Stała cena).

17. W edycji usługi w cenniku Aurero - gdy zostanie zaznaczona opcja udostępnij w rejestracji online całego personelu - ta usługa będzoe wyświetlać się w cenniku na ZL u każdego lekarza, jeśli ma wyświetlać się u konkretnych lekarzy na ZL, konieczne jest utworzenie kombinacji cenowych dla usługi Znany Lekarz w cenniku Aurero (zaznaczeniem w kombinacji cenowej opcji udostępnij w rejestracji online - punkt 10).

Integracja ZL działa tak, że dla danej nazwy usługi na Znanym Lekarzu tworzona jest jedna usługa o danej nazwie w cenniku Aurero z kombinacjami cenowymi dla poszczególnych lekarzy. Proszę pamiętać koniecznie o wybraniu usługi Znany Lekarz w edycji danej usługi w cenniku Aurero (punkt 9 instrukcji). Następnie należy wykonać odświeżenie danych integracji ZL - kroki opisane w pkt 13

18. Jak przypisać konkretne usługi do lekarza?

Omawiamy w punktach 8 - 10 instrukcji

W razie problemów z wprowadzeniem usług do cennika Aurero (np są niewidoczne na Znany Lekarz mimo wprowadzenia do cennika Aurero), prosimy o przesłanie

listy konsultacji danego lekarza, usług z których ma korzystać na Znanym Lekarzu dany lekarz. według poniższego wzoru:

Nazwa w cenniku Aurero - nazwa usługi na Znanym Lekarzu

Ważne: proszę nie włączać usług bezpośrednio na Znany Lekarz - prowadzi do błędów z integracji ZL

19. BRAK WIDOCZNOŚCI WOLNYCH TERMINÓW - ZE WZGLĘDU NA USTAWIENIA NA STRONIE ZNANY LEKARZ

W sytuacji, jeśli brak widoczności wolnych terminów z Aurero na Znany Lekarz utrzymuje się, mimo poprawnej konfiguracji i wykonanych czynności w integracji, prosimy skontaktować się z opiekunem ośrodka w Znany Lekarz - z prośbą o sprawdzenie ustawień po stronie serwisu ZnanyLekarz. Brak prezentacji terminów może być związany z konfiguracją prezentacji terminów w Znany Lekarz - - w ustawieniach może być włączona funkcja ograniczenia wyświetlania slotów do zapisu. Znany Lekarz w celu rozwiązania problemu ma możliwość zmienić wskazaną funkcję na Natychmiast i do 24 tygodni i wszelkie terminy są wtedy prezentowane w sposób prawidłowy.

Proszę pamietać, aby wolne teminy wyświetlały się poprawnie - w danym dniu, terminie lekarza może być wprowadzony wyłącznie jeden harmonogram z rejestracją online lub bez rejestracji online. Jeśli istnieje potrzeba umówienia dodatkowej wizyty, proszę skorzystać z opcji umów wizytę poza kolejnością (druga opcja przy umawianiu wizyty). Po umówieniu wizyty poza kolejnością, dany slot znika z Znany Lekarz lub jeśli czas wizyty różni się od slotu - wtedy czas slotu zostaje skrócony w terminarzu i nie jest przesyłany z Aurero do Znany Lekarz (nie jest widoczny w Znany Lekarz).

20. W sytuacji kiedy pacjent zgłasza, że przy umawianiu wizyty na Znany Lekarz otrzymuje komunikat "Umawianie wizyt niedostępne. Niestety nie ma możliwości umówienia wizyty. Spróbuj znaleźć termin u innego specjalisty." Powyższy komunikat związany jest bezpośrednio z konfiguracją konta klienta, a dokładniej nałożeniem blokady na możliwość dodawania wizyt z numeru telefonu widocznego na przesłanym przez Państwa zrzucie ekranu.

Serwis ZnanyLekarz umożliwia klientom zablokowanie możliwości rezerwacji wizyt przez pacjentów - ma to na celu umożliwienie zablokowania pacjentów "non grata".

Klient ma możliwość samodzielnego zdjęcia wskazanej blokady w ramach konfiguracji swojego profilu w naszym serwisie. Jeśli natomiast potrzebna byłaby pomoc w powyższej kwestii to zachęcamy ośrodki do bezpośredniego kontaktu z supportem Znany Lekarz (placowki@znanylekarz.pl) gdzie eksperci produktowo-techniczni pomogą w zweryfikowaniu konfiguracji konta.

21. Operacja odśwież dane wykonuje się długo, występują problemy z wykonaniem odśwież dane
Opóźnienie w przetwarzaniu wykonywania operacji odśwież dane mogą być spowodowane też tym, że na danym ośrodku jest wprowadzona duża ilość usług w cenniku i ten sam proces odśwież dane uruchamia kolejki. Czyli w przypadku kiedy operacja odświeżenia danych jest uruchomiona kolejny raz ( w tym samym czasie przez tego samego lub innego użytkownika) zanim zakończy wykonywać się poprzednio uruchomiona operacja odśwież dane, i generuje to opóźnienia). Po uruchomieniu procesu odśwież dane, należy zaczekać (nie zamykać ona) aż wykona się.

PŁATNOŚCI REALIZOWANE PRZEZ ZNANY LEKARZ

Nasz dział IT poinformował nas, że obecnie Aurero nie obsługuje płatności w Znany Lekarz. Prosimy o kontakt z opiekunem ośrodka w Znany Lekarz z prośbą, aby wyłaczyć możliwość opłacenia wizyty przez pacjenta na Znany Lekarz